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会議を効率的にやるポイント

保育園での会議は、午睡中や降園後の時間を使ってやることが多いと思います。限られた時間でやるからこそ、効率的にやらないといけないのですが、どうも保育士さんの会議を見ているとこのあたりが苦手な方が多いようです。

司会や特定の人が話しているだけで他の先生たちは黙ったまま
「何かありませんか?」と聞かれてシーン
なんとなく雑談をしている割合が多い

身に覚えはありませんか?

せっかく貴重な時間を使って会議をしても、こんな感じでダラダラ時間が過ぎるだけの会議は時間の無駄です。一般企業でもこうした会議は目にしますが、ちょっとした工夫で「時間浪費型会議」を改善することができます。

1.事前に議題を出しておく
よくあるパターンとして、ざっくりとした会議の内容は決めているものの、細かな議題を決めずに会議を始めて「何かこの件についてありますか?」と聞くパターン。事前に話し合いたい内容(議題)をまとめて、参加者全員に事前に配って目を通してから参加するように伝えることも重要です。

2.確認事項を議題にはしない
決定事項などの確認をすることは会議で行うのではなく、回覧文などで確認してもらう方が時間の無駄になりません。議題にする内容は、課題を共有し「今後どうすべきか?」という方向を決める事柄です。
その際重要なのは、必ず「見た」というチェック欄を設けておくこと。あとで「見てません」「聞いてません」を防ぐことができます。

3.会議の時間を決める
会議時間は何時から何時と決めて始めます。
そうすることで時間内ですべてを終わらせる意識が働き、会議の発言の質が変わってきます。一番ダメなものは「決まるまで話をすること」です。これはダラダラ会議が延長していく一番ダメな会議の進め方です。
そのため、司会はあらかじめ事前に集めた議題の内容をもとに、時間配分を考えておく必要があります。終わらないと判断した場合は、別途対象者を絞って再度会議をすればよいのです。(その会議では「継続検討となった」でよいのです)

4.後出しジャンケンをしないことを厳命しておく
会議の中で意見を求められて「特にありません」「それでいきましょう」となったにも関わらず、後日になって園長先生のところに来て「やっぱりあれは変えた方がいいです」などと会議で決めたことをひっくり返す行為については、園長・主任など責任者が「それは許しません」と明確にすることです。

他の社員の時間を使って決めた会議自体を否定することになりますので、一番許してはいけない行為ですし、これが許されるようになると「会議でなく後で言えばいいや」と保育士さん側も考えるようになり、会議自体の意味が大幅に薄れるからです。

 

会議が多い。時間が無駄と思いながら参加する会議はあると思いますが、こうした工夫がされているか?一度チェックしてみてはどうでしょうか?

 

 

 

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